Как арендовать зал для конференции недорого в центре? -

Как арендовать зал для конференции недорого в центре?

Аренда конференц зала в центре


Аренда уютного и просторного зала для конференции – это один из ключевых моментов для организации успешного бизнес-события. Проведение конференций в комфортных условиях способствует формированию дружественной атмосферы, что может стать залогом долгосрочных и перспективных деловых отношений.

Важно также помнить, что первое впечатление зачастую играет определяющую роль в дальнейшем развитии отношений, определяет степень доверия между партнерами (особенно на первоначальном этапе сотрудничества).

Если бюджет мероприятия – это уже дело решенное, то следующим важным организационным моментом может стать определение локации проведения мероприятия.


Расположение зала для проведения конференций

Даже если очень хочется сэкономить, не всегда целесообразна аренда помещения для конференции на окраине города или в спальном районе. Согласитесь, вряд ли участники мероприятия с восторгом воспримут необходимость провести в поисках помещения для конференций значительный отрезок времени. Но такая тактика может быть оправдана, если локация располагается в непосредственной близости, например, к аэропорту или автобусной станции, что особенно удобно для иногородних гостей. Хорошо в таких случаях рассматривать аренду зала для проведения конференций непосредственно в отеле, где размещаются гости.

Внешний вид площадки для проведения конференций

Основные критерии, тезисно:

•       Зал для конференции должен выглядеть респектабельно и соответствовать формату мероприятия;

•       Для симпозиума, конференции или лекции https://prostirpodiy.com/kiev/lp-konferenc-zal/, посвященных серьезным тематикам, лучше снять зал для конференции, оформленный в спокойных оттенках со сдержанным интерьером.

•       Для модных тренингов, демонстрации продукта и т.д. подойдёт место проведения конференции с более свободной обстановкой, формирующее непринужденное отношение к мероприятию https://prostirpodiy.com/kiev/lp-zal-v-stile-loft/.

•       Важный критерий отбора – вместительность зала для конференции.
Не стоит арендовать помещения для конференций, которые заведомо будут забиты битком. Бывают разные ситуации, иногда количество гостей может быть чуть больше заявленной цифры. Поэтому всегда лучше ориентироваться на залы под конференцию, вместительная способность которых чуть больше запланированного организатором.


Поиск удобных площадок для проведения конференций, деловых встреч, лекций и т.д.

Арендовать помещение для конференций на раннем этапе подготовки мероприятия - означает обрести уверенность в собственных силах. Это дает возможность сосредоточиться на цели и дарует мощный заряд креативных идей. 

Удачными площадками для проведения тренингов, семинаров и переговоров признаны:

•       специализированные хабы

•       статусные отели

•       загородные комплексы гостиничного типа

•       коворкинги

•       лофты

•       креативные пространства и т.д.


Подобные комплексы помимо уютных залов и наличия современного оборудования, способны обеспечить участникам бытовой комфорт и интересный досуг.



Подводные камни аренды зала для конференции

1.    Аренда зала для конференций в крупных комплексах гарантирует наличие мощного, хорошо организованного конференц сервиса, предполагающего удобные опции трансфера и кейтеринговых услуг, что значительно упрощает организационный процесс подготовки мероприятия https://prostirpodiy.com/kiev/lp-konferents-kholly-kieva/.

2.    Еще один момент, с которым важно определиться сразу и честно для себя, – это хватит ли времени, крепости нервной системы и собственных сил для организации мероприятия. Ведь правильно спланированное и организованное бизнес событие позволит активно развиваться, заключать успешные контракты и выводить партнёрские отношения на новый уровень.
Если нет опыта организации подобных событий, чтобы не упасть в грязь лицом, – лучше положиться на опыт профессионалов по организации различных мероприятий на площадках для проведения конференций.

3.    Обращаясь в крупные компании, не стоит бояться что вы существенно переплатите. Для привлечения клиентов разрабатываются приемлемые схемы финансирования мероприятий. Так, очень часто, аренда зала для конференции возможна с оборудованием или без него, на целый день или на несколько часов, с заказом услуги кейтеринга, организации кофе-брейка самостоятельно или с помощью местных ресторанов и т.п.
Факторами, позволяющими оптимизировать соотношение критериев цена-качество, могут стать, например, скидка на проживание участников мероприятия в гостиничном комплексе, при условии заказа услуг конференц сервиса и т.п.


PS: Арендуя зал для конференции - доверяй, но проверяй

За несколько дней до даты проведения мероприятия лучше наведаться в арендуемое помещение для конференции для того, чтобы лично убедиться в качественной подготовке мероприятия!                                                                                                       

 

Возврат к списку