Как выбрать конференц-зал: советы организатору -

Как выбрать конференц-зал: советы организатору

Конференции, семинары и тренинги принято проводить в конференц-залах. Для организаторов это возможность провести встречу в комфортной обстановке, обеспечив всем необходимым каждого участника.


Как правило, для многих организаторов подбор подходящего помещения начинается с запроса “снять конференц-зал” в "google", что является тактически неверным шагом. Перебирая варианты на разных сайтах, вы рискуете потерять время и получить неподходящий зал, который испортит впечатление людей от мероприятия.


Поиск необходимо начинать с формулирования ключевых требований к залу. Среди таких требований: вместительность, месторасположение, возможность убирать или добавлять места, наличие оборудования и пр..



I. Количество участников и месторасположение

Во-первых, определите количество человек, на которых рассчитано мероприятие. Это позволит сразу же отсеять слишком маленькие и слишком большие залы. Подбор пространства в соответствии с количеством посадочных мест и их вариабельности - важный этап. Если ваше мероприятие проводится по предварительной записи, то узнать количество посетителей будет несложно. Предусмотрев некоторое количество дополнительных мест, можно бронировать зал. В случае, если билеты продаются вплоть до начала мероприятия, необходимо уточнить возможность установки дополнительных мест или удаления лишних.

Определитесь с датой проведения мероприятия и предпочтениями размещения локации. В зависимости от типа мероприятия необходимо выбрать расстановку мест в зале.


Участникам должно быть комфортно добираться до конференц-зала. Если мероприятие планируется на будний день, учтите возможную загруженность центра и важных транспортных развязок города. Оцените возможность участников добраться до локации как на общественном транспорте, так и на собственном автомобиле. Не забудьте про особенности загруженности тех или иных частей города в выходные и праздничные дни - иногда транспортный вопрос в такие дни сложнее, чем будни.



II. Оборудование

 

Иногда организаторы мероприятий (тренингов, конференций, семинаров) выбирают конференц-зал, несоответствующий тем или иным запросам по техническим параметрам.


Заранее определитесь с необходимым для проведения встречи оборудованием. Возможно вам потребуется телевизор с большим экраном или проектор, мультимедийная или интерактивная доска, микрофоны, дополнительные источники питания. Убедитесь, что в зале достаточно сильный сигнал wi-fi. Постарайтесь учесть все детали. В вопросах технического обеспечения мероприятий мелочей не бывает.


Спектр вспомогательных инструментов почти не ограничен. Главное, чтобы администраторы конференц-зала могли предоставить вам всё необходимое на месте и возможность подключения всей вашей аппаратуры, если есть такая потребность.


Очень важным требованием к залам в XXI веке стало качественное подключение к сети Интернет. Особенно щепетильно необходимо подойти к этому вопросу, если вы планируете проведение онлайн-трансляции. Слабое оборудование wi-fi может похоронить такие планы. Прибыв на просмотр зала, протестируйте интернет соединение, запустите те или иные приложения, попробуйте провести тестовую онлайн-трансляцию. Если вы не планируете запуск трансляции, проверьте возможность выхода в сеть для всех участников мероприятия.




III. Стоимость


Просматривая различные варианты, отмеченные как подходящие, вы заметите разброс расценок на конференц-залы. Важно заранее сформировать бюджет на аренду зала и при выборе ориентироваться на него.

Первые три пункта из нашего списка рекомендаций вы можете оценить не выходя из дома или офиса - при поиске конференц-залов в Сети и обзванивая их администраторов и владельцев. При поиске рекомендуем указывать запрос с учётом города, например «Конференц-залы Киева»


Что следует оценить ПРИ ПОСЕЩЕНИИ выбранного конференц-зала? 




IV. Удобства 


Важно, чтобы посетителям было удобно и комфортно на мероприятии. 


Базовыми факторами комфорта являются:

- Возможность вкусно поесть в приятной обстановке

- Чистый и опрятный туалет

- Возможность отдыха в перерывах в комфортных помещениях

- Проведение мероприятия в теплых хорошо освещенных помещениях зимой и в прохладных умеренно освещенных в летнее время

- Возможность удобно добраться и без труда покинуть место проведения мероприятия. 


Допустим, вы уже подобрали подходящий зал. Пришло время убедиться в том, что участникам будет удобно там находиться:


1) Загляните в туалет. Он должен быть чистым и опрятным. Если в нём отсутствуют предметы гигиены, следует акцентировать внимание администратора зала на этой проблеме. Необходимо, чтобы в туалете работало освещение, зеркала были чистыми. Это может казаться мелочью, но паскудный туалет испортит впечатление даже от самого незабываемого мероприятия.


2) Узнайте, где ближайшие кафе и справятся ли они с нагрузкой. Рассчитывая время перерыва, учтите, что участники должны неспеша успеть сходить поесть, отдохнуть и посетить туалет при необходимости. Обратите внимание на вместимость кафе, чтобы не возникла очередь на перерыве.


3) Удобное пространство для проведения кофе-брейка. Участники должны иметь возможность легко добраться до такого места. Там должно быть просторно и комфортно. Приветствуется наличие удобных диванчиков и пуфов, где люди могут расслабиться. Администратор конференц-зала обязан сообщить вам, сможет ли он при необходимости гарантированно обеспечить мероприятие провиантом.


4) В зимнее время участники не должны мёрзнуть, а летом потеть. Убедитесь, что в зале есть рабочие кондиционеры или обогреватели, которые можно включить для улучшения микроклимата помещения.


5) Необходимо, чтобы участники мероприятия могли удобно добираться как на общественном, так и на собственном транспорте. Если предполагается большое количество участников, важно предусмотреть паркинг или парковку рядом с местом проведения.



V. Осмотр помещения


При просмотре конференц-зала важно уделить внимание и поинтересоваться следующими деталями:


1. Если планируется воспроизведение визуальной информации на экране - уточните, будет ли возможность закрыть жалюзи или шторы. В яркий день участники могу ничего не разглядеть.


2. Лучше выбирать радиомикрофоны - это залог мобильности на мероприятии. Обратите внимание: в некоторых местах волны микрофона могут не работать - протестируйте микрофон заранее в разных местах зала.


3. В целом, следует серьёзно отнестись к вопросу исправности техники. Протестируйте абсолютно всё: от проектора до лазерной указки, от микрофона до выключателя света и пульта от кондиционера.


4. Есть ли возможность размещения баннера и рекламы - некоторые арендодатели запрещают развешивать плакаты и прочую подобную продукцию на стенах. Возможно есть другие способы размещения. Эти вопросы необходимо обговорить заранее.


5. Есть ли доступ в помещение хотя бы за 1-2 часа до начала мероприятия - вам необходимо успеть подготовить всё. Многие организации теряют репутацию из-за игнорирования таких важных деталей!


6. Какое оборудование вам готовы предоставить бесплатно, а за что придётся дополнительно заплатить. Иногда владелец зала может взять дополнительную плату за применение проектора или мультимедийной доски.


7. Разрешит ли владелец помещения проводить кофе-брейки.


8. Оговорите, допускается ли шум в помещении


Подведем итоги: при осмотре помещения нужно протестировать все оборудование, оговорить условия оплаты его использования, предусмотреть возможность подогрева и кондиционирования. Важно настаивать на возможности прийти и настроить все еще до начала мероприятия, а также уточнить, можно ли размещать навесные плакаты и баннеры, есть ли для них место.



VI. Технические моменты. 


Успешное мероприятие – это результат кропотливой и слаженной работы многих людей. Организаторы, техники, менеджеры, специальные гости, сам посетители… Именно поэтому так важно заранее уточнить все технические моменты с владельцами зала:


1. Какую организационную помощь Вам окажет администратор зала и его сотрудники. Возможно, они организуют встречу участников мероприятия в фойе, обеспечат слаженную работу раздевалок, кафе или баров, уборку территории.


2. Будет ли предоставлен технический инженер, готовый в случае неполадок с техникой в кратчайшие сроки исправить ее или быстро заменить другим исправным экземпляром. Если аренда зала такового не предусматривает, Вам придется нанять его самим.


3. Заключение ДОГОВОРА. Договоритесь об оплате частями – сначала предоплата, после мероприятия остальная часть. В случае проблем Вам не придется «выбивать» свои деньги.



Где можно найти информацию о залах?

Намного удобнее искать конференц-зал с помощью различных фильтров на нашем сервисе «Пространство событий».


Вы можете буквально за несколько минут сузить круг поиска до нескольких наиболее подходящих для Вас вариантов, воспользовавшись фильтром. Тут можно внести стоимость, вместительность, локацию и другие параметры.


Также некоторые владельцы залов предлагают к вниманию арендаторов «календари загрузки», где видно, в какое время зал или залы свободны. Это позволяет быстро перейти от выяснения подробностей о зале к конструктивному разговору.


Ответственное отношение к подготовке мероприятия и деталям позволит Вам провести незабываемую конференцию, семинар или тренинг!

Возврат к списку