Как выбрать конференц-зал: советы организатору

Конференции, семинары и тренинги принято проводить в конференц-залах. Для организаторов это возможность провести встречу в комфортной обстановке, обеспечив всем необходимым каждого участника.

Как правило, для многих организаторов подбор подходящего помещения начинается с запроса “снять конференц-зал” в "google", что является тактически неверным шагом. Перебирая варианты на разных сайтах, вы рискуете потерять время и получить неподходящий зал, который испортит впечатление людей от мероприятия.

Поиск необходимо начинать с формулирования ключевых требований к залу. Среди таких требований: вместительность, месторасположение, возможность убирать или добавлять места, наличие оборудования и пр..

I. Количество участников и месторасположение

Во-первых, определите количество человек, на которых рассчитано мероприятие. Это позволит сразу же отсеять слишком маленькие и слишком большие залы. Подбор пространства в соответствии с количеством посадочных мест и их вариабельности - важный этап. Если ваше мероприятие проводится по предварительной записи, то узнать количество посетителей будет несложно. Предусмотрев некоторое количество дополнительных мест, можно бронировать зал. В случае, если билеты продаются вплоть до начала мероприятия, необходимо уточнить возможность установки дополнительных мест или удаления лишних.

Определитесь с датой проведения мероприятия и предпочтениями размещения локации. В зависимости от типа мероприятия необходимо выбрать расстановку мест в зале.

Участникам должно быть комфортно добираться до конференц-зала. Если мероприятие планируется на будний день, учтите возможную загруженность центра и важных транспортных развязок города. Оцените возможность участников добраться до локации как на общественном транспорте, так и на собственном автомобиле. Не забудьте про особенности загруженности тех или иных частей города в выходные и праздничные дни - иногда транспортный вопрос в такие дни сложнее, чем будни.

II. Оборудование

 

Иногда организаторы мероприятий (тренингов, конференций, семинаров) выбирают конференц-зал, несоответствующий тем или иным запросам по техническим параметрам.

Заранее определитесь с необходимым для проведения встречи оборудованием. Возможно вам потребуется телевизор с большим экраном или проектор, мультимедийная или интерактивная доска, микрофоны, дополнительные источники питания. Убедитесь, что в зале достаточно сильный сигнал wi-fi. Постарайтесь учесть все детали. В вопросах технического обеспечения мероприятий мелочей не бывает.

Спектр вспомогательных инструментов почти не ограничен. Главное, чтобы администраторы конференц-зала могли предоставить вам всё необходимое на месте и возможность подключения всей вашей аппаратуры, если есть такая потребность.

Очень важным требованием к залам в XXI веке стало качественное подключение к сети Интернет. Особенно щепетильно необходимо подойти к этому вопросу, если вы планируете проведение онлайн-трансляции. Слабое оборудование wi-fi может похоронить такие планы. Прибыв на просмотр зала, протестируйте интернет соединение, запустите те или иные приложения, попробуйте провести тестовую онлайн-трансляцию. Если вы не планируете запуск трансляции, проверьте возможность выхода в сеть для всех участников мероприятия.

III. Стоимость

Просматривая различные варианты, отмеченные как подходящие, вы заметите разброс расценок на конференц-залы. Важно заранее сформировать бюджет на аренду зала и при выборе ориентироваться на него.

Первые три пункта из нашего списка рекомендаций вы можете оценить не выходя из дома или офиса - просматривая конференц-залы в Сети и обзванивая их администраторов и владельцев.

Что следует оценить ПРИ ПОСЕЩЕНИИ выбранного конференц-зала? 

IV. Удобства 

Важно, чтобы посетителям было удобно и комфортно на мероприятии. 

- Возможность вкусно поесть в приятной обстановке

- Чистый и опрятный туалет

- Возможность отдыха в перерывах в комфортных помещениях

- Проведение мероприятия в теплых хорошо освещенных помещениях зимой и в прохладных умеренно освещенных в летнее время

- Возможность удобно добраться и без труда покинуть место проведения мероприятия. 

Допустим, вы уже подобрали подходящий зал. Пришло время убедиться в том, что участникам будет удобно там находиться:

1) Загляните в туалет. Он должен быть чистым и опрятным. Если в нём отсутствуют предметы гигиены, следует акцентировать внимание администратора зала на этой проблеме. Необходимо, чтобы в туалете работало освещение, зеркала были чистыми. Это может казаться мелочью, но паскудный туалет испортит впечатление даже от самого незабываемого мероприятия.

2) Узнайте, где ближайшие кафе и справятся ли они с нагрузкой. Рассчитывая время перерыва, учтите, что участники должны неспеша успеть сходить поесть, отдохнуть и посетить туалет при необходимости. Обратите внимание на вместимость кафе, чтобы не возникла очередь на перерыве.

3) Удобное пространство для проведения кофе-брейка. Участники должны иметь возможность легко добраться до такого места. Там должно быть просторно и комфортно. Приветствуется наличие удобных диванчиков и пуфов, где люди могут расслабиться. Администратор конференц-зала обязан сообщить вам, сможет ли он при необходимости гарантированно обеспечить мероприятие провиантом.

4) В зимнее время участники не должны мёрзнуть, а летом потеть. Убедитесь, что в зале есть рабочие кондиционеры или обогреватели, которые можно включить для улучшения микроклимата помещения.

5) Необходимо, чтобы участники мероприятия могли удобно добираться как на общественном, так и на собственном транспорте. Если предполагается большое количество участников, важно предусмотреть паркинг или парковку рядом с местом проведения.

V. Осмотр помещения

При просмотре конференц-зала важно уделить внимание и поинтересоваться следующими деталями:

1. Если планируется воспроизведение визуальной информации на экране - уточните, будет ли возможность закрыть жалюзи или шторы. В яркий день участники могу ничего не разглядеть.

2. Лучше выбирать радиомикрофоны - это залог мобильности на мероприятии. Обратите внимание: в некоторых местах волны микрофона могут не работать - протестируйте микрофон заранее в разных местах зала.

3. В целом, следует серьёзно отнестись к вопросу исправности техники. Протестируйте абсолютно всё: от проектора до лазерной указки, от микрофона до выключателя света и пульта от кондиционера.

4. Есть ли возможность размещения баннера и рекламы - некоторые арендодатели запрещают развешивать плакаты и прочую подобную продукцию на стенах. Возможно есть другие способы размещения. Эти вопросы необходимо обговорить заранее.

5. Есть ли доступ в помещение хотя бы за 1-2 часа до начала мероприятия - вам необходимо успеть подготовить всё. Многие организации теряют репутацию из-за игнорирования таких важных деталей!

6. Какое оборудование вам готовы предоставить бесплатно, а за что придётся дополнительно заплатить. Иногда владелец зала может взять дополнительную плату за применение проектора или мультимедийной доски.

7. Разрешит ли владелец помещения проводить кофе-брейки.

8. Оговорите, допускается ли шум в помещении. 

Подведем итоги: при осмотре помещения нужно протестировать все оборудование, оговорить условия оплаты его использования, предусмотреть возможность подогрева и кондиционирования. Важно настаивать на возможности прийти и настроить все еще до начала мероприятия, а также уточнить, можно ли размещать навесные плакаты и баннеры, есть ли для них место.

VI. Технические моменты. 

Успешное мероприятие – это результат кропотливой и слаженной работы многих людей. Организаторы, техники, менеджеры, специальные гости, сам посетители… Именно поэтому так важно заранее уточнить все технические моменты с владельцами зала:

1. Какую организационную помощь Вам окажет администратор зала и его сотрудники. Возможно, они организуют встречу участников мероприятия в фойе, обеспечат слаженную работу раздевалок, кафе или баров, уборку территории.

2. Будет ли предоставлен технический инженер, готовый в случае неполадок с техникой в кратчайшие сроки исправить ее или быстро заменить другим исправным экземпляром. Если аренда зала такового не предусматривает, Вам придется нанять его самим.

3. Заключение ДОГОВОРА. Договоритесь об оплате частями – сначала предоплата, после мероприятия остальная часть. В случае проблем Вам не придется «выбивать» свои деньги.

Намного удобнее искать конференц-зал с помощью различных фильтров на нашем сервисе: prostirpodiy.com

Вы можете буквально за несколько минут сузить круг поиска до нескольких наиболее подходящих для Вас вариантов, воспользовавшись фильтром. Тут можно внести стоимость, вместительность, локацию и другие параметры.

Также некоторые владельцы залов предлагают к вниманию арендаторов «календари загрузки», где видно, в какое время зал или залы свободны. Это позволяет быстро перейти от выяснения подробностей о зале к конструктивному разговору.

Ответственное отношение к подготовке мероприятия и деталям позволит Вам провести незабываемую конференцию, семинар или тренинг!